干货 | 为什么你的邮件写成了送命题?

来源:@她理财 ID:talicai

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那些月薪五万以上的职场大佬们都是怎么写邮件的?

▶先说说我最喜欢的那个完美CFO

  • 谈工作,她是这样的:




简单明快,直接点名deadline,以及谁谁都需要做什么。


  • 表达感谢,她是这样的:



她会在第一时间用手机给大家发邮件代表管理层感谢大家,诚挚到位。

  • 肯定你,她是这样的:



不是简单的肯定,她会点出来你在哪方面进步了,并且语气明显俏皮很多,最后那个祝贺一词用得尤其到位,让你感觉,你的进步是你的财富,而非公司强求,女老板情商好高!

  • 私人祝福,她是这样的:


亲切的称呼你的名字,在忙碌的工作间隙,用中文祝福你。


再说说男高管。


  • 下决策,他是这样的:


更加简单直接,一个多余的词都没有,也是习惯第一时间回复(老板明显在出差中,用手机回复的)。


  • 催工作,他是这样的:




更是一个多余的词都木有,直接表示问题在哪,什么时候要交,最后用个please表示礼貌。

大咖们写邮件,大概有以下几点要素:


  • 礼貌到位

  • 简洁直接

  • 公私分明


总体来说,他/她都力图让你感觉到,Ta并非高管,你们只是在共事。

我这几年中,感觉还是积累了不少邮件的门道道,出来献献丑,欢迎指正。这里,且不说外贸中给客户发的邮件,我只说说内部邮件的门道。

门道一:TO/CC/BCC都放谁?

1

发送会议记录

我们这样的小助理,经常要做各种会议记录,与会者,有该来的没来,有不该来的来了的,以前我都乱发一气,把他们全部都放到收件人一栏里,抄送栏里只放我的直属上司

后来新加坡那位花蝴蝶大姐很郑重的教我:

“To”(收件人)一栏,放的是所有到场的与会者,不管该来的还是不该来的,只要出席会议,就有权收到会议记录;

“CC”一栏,放的那些应该知道会议内容的大领导,集团董事,总经理,以及那些应该来开会而没来的。

从那以后我一直按照这个原则发送会议记录,前一阵子,我老板夸我发邮件很专业。

2

发送知会性文件

以前,我觉得这些东西所有人都应该知道,把公司所有有邮箱的人全部放到收件人,每次都觉得头昏眼花,而且那会儿不会设置Outlook群组。而且感觉把总经理也放到收件人一栏不太合适。

现在,发送这些知会性文件,我在收件人一栏里放所有部门经理的邮箱,并在邮件内容里提到“Please share with your department”,接着在抄送栏里先放上总经理,我老大,等这些领导,然后(这也很关键哦)再放上各部门行政助理,因为是知会性文件,部门行政助理有这个责任帮助部门经理将信息传达给大家。

3

给单个部门外的同事或领导发邮件

有时,别的部门会向我咨询一些信息,回复的时候收件人当然是那个同事或领导,抄送一栏里,我必定要放上我的直属上司,这至少有三个含义:

  • 一个是体现对上司的尊重;

  • 二是CC给上司他没有反应表明通过他批准了(如果他不批准,马上会回复澄清,而不会被蒙在鼓里,把上司蒙在鼓里然后还被上司知道的下场,很恐怖的);

  • 三是让上司知道你都干了什么,不做默默奉献的老黄牛。

此外,抄送一栏里还要放上对方上司的邮箱,这个道理和上面是一样的,如果这位同事做了什么不该做或越权的事情,TA的领导知道了不仅仅会迁怒于那个同事,也会迁怒于你,虽然不是你的上司,也不要得罪的好。

而且,如果是要求对方做的事,你抄给自己领导是为了以后领导能保护你,抄给对方领导是给对方一个威慑力。

同样的,回答客户或者供应商的问题,我也是这么做的。

门道二:附件要谨慎?

不知道大家是不是都跟我一样,在初入职场的时候总是丢三落四的。有一次一个大领导管我要一个文件,我毕恭毕敬发了过去”Dear Mr….please see the attached….”,不到5秒钟,他立马回复”Where???”……这一连串的三个问号害我做了好几天噩梦。

所以在发送带有附件的邮件之前,收件人、抄送栏里我都是空白的,先写邮件正文,然后附附件,仔细检查了一遍确认无误然后再挨个放上收件人、抄送,最后再看一遍,检查一下附件是否准确,然后再发出去。

还有一个小诀窍,只要设置了Outlook的电脑,对你要发送的文件点右键,就会有一个“发送到—邮件接收者”,然后就自动跳转到发邮件页面,附件也自动附上了,速度快又准确。缺点是这样发送邮件的话,原来设置的签名就没有了,而且只能发送出去后才能再回到Outlook收件箱,很多大公司要求设置标准邮件签名的,尤其是对外邮件,所以这个只适合内部发送文件。

门道三:BCC(密件抄送),危险又迷热人

之所以说”BCC”迷人,因为确实觉得很有意思,你能在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉抄送给其他人。

那会儿,在餐厅吃饭偶尔听到一个销售部的助理抱怨要给二百多个客户发产品信息,又不能让对方知道还发给别的客户了,不停的转发转发,一天不干别的了。我很奇怪问她,为什么不用BCC?她问BCC是什么呀。我详细跟她说了,她乐坏了,说原来邮箱还有这个功能,那她就好办了。

BCC,有时别的部门领导或同事问一些比较隐晦的信息,而又不方便公然把我老板放在抄送栏,就可以用这个功能。领导能做到心里有数。

之所以危险是因为Outlook里还有一个“全部答复”的功能,你将那个人放到密件抄送里,当然不想让收件人知道你发给密件抄送的人,而密件抄送的那个人有时没注意看自己的位置在哪里,事情到节骨眼儿上一着急就答复所有,这样你的小心计就付诸东流了。

曾经有一次,两个部门经理打架,在邮件上争得不可开交,不同的是甲密抄送给总经理了(估计心里的小九九是让总经理了解事情真相),而总经理一着急就直接答复所有澄清这事,乙则怒了,觉得这么小的事情还BCC给总经理,这个甲也太小人了,从此和甲结下了不解之仇,到现在还无法坐到一个会议室开会。

所以BCC的时候,最好提前知会一下被BCC的那个人,说明是密件抄送给TA的,如果TA要介入,谨慎一点。

补充两点

1

“收件箱”“已发送”邮件分类整理

我想,大多数用邮箱的应该都很好的将收件箱分别建立文件夹,分类管理邮件,发送邮件也应该分类管理。

收到的邮件多,发出去的自然也不少。发送出去的邮件,可是各种白纸黑字的凭证,只要是发送出去工作邮件我都分门别类弄好。

前几天,有个马大哈经理第三次管我要一份文件,他总是不愿意自己整理邮件,更懒得在自己的电脑里找,把我当免费数据库了,我对此很反感。我生气,但我指责他是不对的。于是我把之前第二次给他发送的邮件找出来,在那邮件的基础上再转发一次给他,然后CC给我上司。

开会的时候,上司特意提醒那经理,以后文件分门别类保存好,别让***(我)老给你发,做这种重复的工作,浪费她的时间。哦也,胜利。这要归功于我把发送的文件也都分类整理,省去了找来找去。

这点在催促对方做事的情况下也是非常管用的。曾经有一次这个部门老大去催那个部门老大处理一个问题,每次都是把原来发送的邮件找出来,再发一次,最后总经理出来说话了:为什么都询问了三次事情还没解决?那个部门老大马上就毕恭毕敬办了。

2

主题千万不要忘记

这是最基本的了吧,主题一定要写。不仅是方便对方阅读,方便对方分类,将来自己查找邮件的时候方便查找。不写主题的邮件,看起来太头疼了。



如何避免在工作细节中犯错?

在实习中多多打磨很有必要

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来源:@她理财 ID:talicai

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